איך לעבור בשלום הליך של הובלת משרד – המדריך המקיף

חשוב לדעת: בכדי לעבור את שלב ההובלה עם כמות מינימלית של לחצים העלולים להעיב על ההתרגשות – קיימת חשיבות גבוהה לברור בקפידה את אותה החברה אשר תעניק לכם את שירותי ההובלה.

הסיכון: חברות הובלה רבות אינן יודעות כיצד לעבוד מול עסקים ומשרדים גדולים. קבלת שירותי הובלה מחברות שכאלו יכולה לגרור נזק רב לציוד ולתכולה של המשרד, כמו גם איבוד של חומר רב ויקר ערך בזמן ההובלה.

קריטריונים לבחירת חברת הובלות מקצועית למשרד:

• פגישת היכרות – קבעו פגישה עם נציגי החברה בכדי לעמוד על טיב השירות ולוודא שמה שמובטח "על הנייר" אכן בא לידי ביטוי גם בפועל
• השוואת הצעות מחיר – פנו למספר חברות הובלות שונות ובקשו מכל אחת מהן הצעת מחיר מפורטת
• בדיקת ניסיון קודם – בקשו המלצות מלקוחות קודמים, במיוחד כאלה שביצעו הובלת משרד בסדר גודל דומה לשלכם
• ביטוח תכולה – ודאו שהחברה מספקת פוליסת ביטוח על התכולה המכסה נזק, אובדן או גניבה
• יכולות לוגיסטיות – בדקו שלחברה יש את הציוד והכלים המתאימים להובלת ציוד משרדי (כמו מחשבים, שרתים, ריהוט משרדי כבד)

מדוע ביטוח תכולה הוא קריטי בהובלת משרד?

• ביטוח תכולה מהווה כיסוי במקרים של בעיות שונות אשר עלולות להיגרם לציוד ולהתגלות רק לאחר ההובלה
• הביטוח מכסה נזקים שנגרמו לציוד יקר ערך כמו מחשבים, שרתים ומכשור אלקטרוני רגיש
• במקרה של אובדן מסמכים חשובים או ציוד, הביטוח יכול לכסות את הנזק הכספי
• הביטוח מספק שקט נפשי לעסק שבמקרה של תקלה יש על מי לסמוך

שאלות חשובות לבירור מול חברת ההובלות:

• האם יש לכם ניסיון ספציפי בהובלת משרדים? כמה שנים אתם בתחום?
• איזה סוג של ביטוח אתם מציעים? מה בדיוק מכסה הביטוח?
• האם אתם מספקים שירותי אריזה של ציוד משרדי עדין כמו מחשבים?
• האם יש לכם אמצעים מיוחדים להובלת ריהוט משרדי כבד?
• האם אתם מציעים שירותי פירוק והרכבה של ריהוט משרדי?
• מה משך הזמן המשוער של ההובלה מתחילה ועד סוף?
• האם אתם עובדים בסופי שבוע או לאחר שעות העבודה כדי לא לפגוע בפעילות העסקית?

רשימת הכנות ליום ההובלה:

• גיבוי מידע – ודאו שכל המידע הדיגיטלי מגובה לפני ניתוק המחשבים
• סימון ציוד – סמנו בבירור כל פריט וארגז לפי החדר או האזור המיועד במשרד החדש
• רשימת מצאי – הכינו רשימה מפורטת של כל הפריטים המועברים לצורך מעקב
• הודעה מראש – יידעו את כל העובדים, הספקים והלקוחות על מועד המעבר
• תוכנית פריסה – הכינו תוכנית מדויקת של העמדת הריהוט והציוד במשרד החדש
• פינוי נתיבים – ודאו שיש נתיבי גישה נוחים ופנויים להוצאת והכנסת הציוד
• חיבורי תשתית – ודאו שכל חיבורי התשתית (חשמל, תקשורת, מים) מוכנים במשרד החדש

הקווים המנחים לבחירה נכונה:

• הקפידו לבחור בחברת הובלות המתמחה בתחום של הובלת משרדים
• חפשו חברה מקצועית, מנוסה ואמינה – חברה אשר אתם מרגישים שאפשר לסמוך עליה
• וודאו שקיים ביטוח תכולה מקיף
• זכרו כי חברת הובלות מקצועית אינה עובדת בחינם, אך מספקת שירות בהתאם
• חברה איכותית תעניק לכם שקט נפשי לאורך כל תהליך המעבר ואף תגיע לייעוץ חינם טרם הובלת המשרד

השוואה בין חברת הובלות מקצועית לחברה לא מקצועית: